Office manager

Profil recherché

Qualités personnelles
- Capacité d’adaptation, souplesse d’esprit, excellentes qualités relationnelles, sens de
l’écoute, discrétion.
- Sens des priorités, bonne réactivité, grande rigueur dans l’organisation.
- Polyvalence, autonomie, débrouillardise, bon sens, dynamisme.
- Curiosité, soif d’apprendre.
- Savoir délester le Directeur de la bonne coordination entre les services, l’organisation
générale de l’association et la bonne diffusion des informations.
Formation / Expérience professionnelle
Niveau bac+2 minimum (Office Manager ; BTS d’assistant manager ou d’assistant de
gestion PME-PMI. Un Master en Management est un +) ou solide expérience professionnelle
d’assistant de direction ou équivalent.
- Bon sens pour prendre les initiatives adaptées à la situation ainsi que les solutions
adéquates devant un éventuel problème.
Compétences techniques
- Maîtrise de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Powerpoint…).
- Excellent niveau de français, à l’écrit comme à l’oral.
- L’anglais est un +

Missions

La mission essentielle de l’office manager est d’assister le Directeur de Planète Mer. L’OM
doit mener de front plusieurs missions dont les prédominantes sont les suivantes :
Gestion administrative courante de l’association et des projets :
- Aide à l’organisation et au classement des dossiers, papier et électronique (transfert,
classement, archivage des factures, contrats, notes de frais, courriers) ; gestion des
voitures
- Participation à l’élaboration et au suivi du budget. Saisie, transmission des documents et
échanges avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes.
- Gestion des RDV, réunions ; organisation des déplacements, missions, organisation et
logistique d’événements
- Communauté/ Contacts : Gestion des appels, des formulaires de contacts
- Communication : aide à l’élaboration des présentations, aide à l’animation de Planète Mer
et des programmes (articles, vidéos, réseaux sociaux, e-mailing)
Richesses humaines :
- Gestion administrative des volontaires au service civique, stagiaires, alternants,
mécénats de compétence, bénévoles, …
Financement des projets :
- Participer aux dossiers de demande de financements et leur suivi
Vie associative :
- Participer aux réunions d’équipe
- Faciliter l’appropriation des enjeux administratifs et financiers auprès de l’équipe salariée
- Appui des salariés aux outils bureautique

Informations complémentaires

Contact


Planète mer
contact@planetemer.org

Contrat

Type : CDD
Durée : 12 mois

Lieu

Marseille
Bouches-du-Rhône